Publicado por: José Luiz | 27/01/2010

Organize seus e-mails

Organize seus e-mails e limpe sua caixa de entrada.

A chave mestra para conseguir um gerenciamento de e-mail eficaz é um hábito simples, porém não adotado por muitas pessoas: manter a caixa de entrada vazia.

Um mínimo esforço mental é requerido quando adotamos o hábito de manter a caixa de entrada de e-mail vazia. O problema é que quando não temos um sistema de gerenciamento de e-mail minimamente organizado, temos a tendência, seja por segurança ou por não saber onde colocá-los,  de mantê-los na caixa de entrada até resolvermos o que fazer com eles. Isto não é uma prática saudável caso você deseje obter mais produtividade no seu dia a dia.

Quando você gerencia adequadamente a caixa de entrada  você evita ações altamente improdutivas como: olhar para o mesmo e-mail várias vezes sem nenhuma ação sobre ele, perder tempo procurando e-mails passados, deixar de responder e-mails importantes etc.

Como conseguir então deixar a caixa de entrada vazia?

Você processa o e-mail  da mesma forma que faz com qualquer tarefa . Você responde, deleta, arquiva , delega (ou encaminha) ou agenda uma ação. Vamos ver como fazer isso:

1. Delete Já!

Por favor aprenda onde esta a sua tecla <DEL> e use-a!! (<Ctrl> D também funciona rápido). Livre-se dos e-mails que não tem utilidade para você depois de lê-los. Se você tiver muitos e-mails (mais de 100), o jeito mais rápido de descartar tudo de uma vez é organizar os e-mails por ordem do remetente por exemplo. Você pode depois disso jogar fora um monte de coisas da mesma fonte de uma só vez. Isto fará com que estes e-mails sejam direcionados para a pasta excluídos e fiquem lá. Posteriormente você poderá deletá-los definitivamente.

Dica: Se o e-mail deve ser respondido, não o tire da caixa de entrada até que possa respondê-lo.

2. Faça já!

Se a resposta for levar menos de 3 minutos, responda na hora. Esta regra é mágica. Com poucas exceções, qualquer e-mail que possa ser respondido em menos de 3 minutos deve ser despachado da primeira vez que você o vê. Você deve obviamente excluir tudo o que puder; mas se você precisa responder e isso vai levar menos de 3 minutos, faça, pois vai demorar mais para você guardá-lo, abri-lo e lê-lo novamente de novo do que lidar com ele de uma vez.

3. Agende Já!

Os e-mails que vão demorar mais de 3 minutos para serem respondidos e não podem ser despachados imediatamente, devem ser tratados de duas formas:

1. Guarde em uma pasta chamada @Ação na lista de pastas do Navegador. O símbolo @ faz com que esta pasta fique em primeiro lugar na lista de pastas existentes.

2. Anote uma data e horário para executar aquela tarefa, em seu calendário. Depois coloque o e-mail numa pasta de referência (arquive)

Se você fizer o que está acima, você terá uma Caixa de Entrada de e-mails vazia, o que lhe trará muito mais tranquilidade e produtividade.

4. Delegue Já!

Se alguma outra pessoa precisa fazer algo a respeito de um e-mail, encaminhe-o a ela. Idealmente, isto deve ser feito imediatamente, a menos que vá demorar muito mais de 3 minutos para encaminhar. Se necessário, você pode acompanhar este encaminhamento enviando uma copia para você mesmo. Logo que receber o e-mail de volta em sua caixa de entrada, você pode colocá-lo em uma pasta @acompanhar, por exemplo.

5. Arquive Já!

Supere sua resistência em criar pastas de referência. O propósito desta pastas de referência é te dar um sistema simples de armazenamento para os e-mails que você precisa manter arquivados. Com a Caixa de Entrada selecionada, você pode criar pastas organizadas por tema, tópico, projeto, pessoa, ou qualquer coisa que faça mais sentido para você.

Veja um exemplo de uma lista de pastas de referência:

Lembre-se que você tem que revisar o conteúdo das pastas @Ação e @Acompanhar com tanta freqüência quanto os seus outros lembretes ou tarefas, para operar dentro da estrutura mais produtiva para uso do seu tempo.

Em resumo, se quiser manter uma boa organização no seu sistema de e-mails você precisa deletar um monte, fazer já os rápidos, agendar já os que necessitam de ação, delegar já e depois acompanhar os que dependem de terceiros e arquivar já na pasta correta os que precisa manter para consulta futura. Faça isso e verá como sua produtividade vai crescer.

Organize-se , você pode!


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Responses

  1. Achei ótimo as dicas para a organização do e-mail.
    Gostaria de utilizar e repassar para outras pessoas, sempre informarei a fonte.
    Grata,
    Yara

  2. Gostei demais, parabéns, e obrigada.
    Sandra

  3. Agradeço demais, minha caixa de email esta abarrotada e às vezes me perco e perco emails também, com tanta confusão não sabia por onde começar… Parabéns!
    Claudia

  4. […] Pessoas produtivas no trabalho mantém seu Computador Organizado. Elas possuem sua caixa de entrada de e-mail sempre vazia e organizada, seu desktop limpo, seus arquivos corretamente nomeados e suas pastas bem […]

  5. bom gostei da dica fiz no meu Email!! mas gostaria de saber se tem como receber Email nas pastas criadas ?deste já agradeço

    • Olá. Dependendo do software que utilizar, você pode sim configura-lo para que os e-mails recebidos entrem diretamente na pasta escolhida. Eu particularmente não gosto de usar este recurso, acho mais seguro administrar tudo pela caixa de entrada mesmo. Faça um teste e veja se fuciona bem pra você. Boa sorte!

      • então cara eu outlook com faço pra esses Email sejam enviados pra diretamnete pra pastas craiadas?deste já agradeço

      • Olá, você pode clicar com o botão direito do mouse em cima da mensagem, depois vá até “regra” e crie uma regra para que aquele tipo de mensagem ou daquele remetente, vá diretamente para a pasta escolhida. abs


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