Publicado por: José Luiz | 28/07/2010

7 dicas pra não esquecer das coisas

 

imageQuantas vezes você chegou no supermercado e descobriu que esqueceu a lista de compras? Entrou na farmácia e percebeu que não tinha a minima idéia do que foi fazer lá? Pior, quantas vezes você esqueceu o aniversário do seu melhor amigo(a)?

Esquecer coisas importantes de vez em quando é normal, acontece com todo mundo, mas esquecer coisas importantes o tempo todo, desculpe, mas é mesmo falta de noção! Sim, falta de noção do quanto isso pode prejudicar a sua vida e a vida das pessoas que você gosta.

Quer parar de esquecer as coisas? A principal dica que posso dar pra é:

Crie o hábito de utilizar uma agenda. Carregue-a sempre com você e acostume-se a anotar tudo. Tarefas, lembretes, compromissos, aniversários, idéias e toda informação que você precisará recuperar em algum momento. A agenda é a melhor memória que uma pessoa pode ter para melhorar sua produtividade no dia a dia. É uma pena, mas muitas pessoas utilizam qualquer pedacinho de papel para anotar informações importantes e não utiliza qualquer tipo de agenda, como demonstra uma de nossas enquetes, já respondida por mais de 5000 pessoas. Confira abaixo.

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A seguir coloco mais 7 dicas eficientes pra ajudar você melhorar a sua “memória”

1. Envie a você mesmo uma mensagem. Quando não houver outra possibilidade de registro, “envie-se” uma mensagem de texto , de voz ou mesmo um e-mail. A mensagem ficará registrada até que possa recuperá-la ou transferi-la para sua agenda.

2. Utilize uma “caixa de entrada” de anotações. A chave para não esquecer nenhuma ideia ou pensamento é capturá-los o mais rapidamente possível em uma caixa de entrada portátil que você mantenha à mão o tempo todo. Uma caixa de entrada portátil deve ser pequena, discreta e pronta para uso. Pode ser um gravador de voz, um assistente pessoal digital (PDA) ou um bloquinho de anotações.

3. Deixe sua “caixa de entrada” de anotações na cabeceira da cama. . Ao dormir nossa mente ainda trabalha elaborando novas idéias, através dos sonhos ou insights. Se tivermos à mão um gravador, caderno de anotações ou mesmo nossa agenda, este é um bom momento para tirar os pensamentos da cabeça e registrá-los.

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4. Planeje tarefas rotineiras sempre no mesmo horário. Designe dias certos da semana para fazer certas coisas, como supermercado às segundas, levar a roupa para a lavanderia às terças e assim por diante. O hábito pode ser o melhor amigo da sua memória. Planeje sua rotina diária, semanal e se possível ate mensal! Isso lhe trará mais segurança quanto ao cumprimento das suas responsabilidades.

5. Coloque as coisas num lugar óbvio. Tem que devolver o DVD para a locadora? Deixe-o numa sacola pendurada na maçaneta da porta de saída da sua casa. Sempre esquece onde deixou as chaves do carro? Compre um porta chaves e pendure atrás da porta da cozinha ou outro local de fácil acesso, e acostume-se a deixar as chaves lá quando chega em casa. Coloque um bilhete no espelho do banheiro,te lembrando do remédio que precisa tomar.

6. Amarre um barbante no dedo. Tá bom, tá bom, essa idéia é antiga e até meio idiota certo? Mas funciona às vezes. Trocar o anel de uma mão para outra, inverter o lado do relógio no pulso etc, pode ajudar quando você precisa lembrar de algo num curto período, por exemplo no espaço de tempo entre sair do trabalho e chegar em casa.

7. Use um Smartphone. Essa é a dica de ouro. Existem centenas de aplicativos voltados à anotações, disponíveis para todos os tipos de smartphones ( sistemas android, iphone, windows mobile, symbiam etc). Além disso, uma vez que seu telefone estará sempre com você, sua agenda ou seu bloco de notas também estarão, facilitando o hábito de anotar tudo e na hora certa. Se você quer saber mais sobre smartphones, faça aqui o download gratuito do guia interativo Organize-se com um Smartphone.

O grande Albert Einsten foi certa vez questionado por um reporter: “porque o senhor, que possui uma mente considerada brilhante, precisa de uma caderneta para ajudá-lo a lembrar do seu próprio telefone?” Einsten respondeu: “”pra que vou ficar ocupando minha mente com informações sem importancia, se posso anota-las e depois consulta-las no momento que quiser?

Grande cara esse Einstein!

Organize-se, você pode!

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Publicado por: José Luiz | 01/07/2010

5 razões para você organizar-se com um Smartphone

clip_image002[14] 5 razões para você organizar-se com um Smartphone

Tenho um amigo fotógrafo que diz que a melhor câmera fotográfica é aquela que está com você na hora que precisa. Quando me perguntam sobre qual a melhor ferramenta para a organização pessoal a resposta é certa; a melhor ferramenta é uma agenda, mas uma que esteja sempre com você na hora que precisar anotar ou consultar alguma coisa.

Por isso sempre considerei um Smartphone ou Mobile Phone a melhor agenda que uma pessoa pode ter. Já escrevi vários artigos sobre como um smartphone pode ajudar empresários,  executivos, estudantes ou mesmo donas de casa a organizarem-se,  obtendo assim mais produtividade no seu dia a dia. Se for iniciante no assunto, faça aqui o download gratuito do livro virtual interativo: Organize-se com um Smartphone

Veja a seguir 5 boas razões pra você considerar ( existem muitas outras ):

1. Seja mais organizado

Você não costuma esquecer seu celular quando sai de casa certo? Então agora também não vai esquecer a agenda. Com um smartphone sua agenda estará sempre com você, e isso é o fator mais importante para que ela seja realmente útil e funcione bem.

2. Seja mais produtivo

Com um Smartphone você terá o mundo em suas mãos. Milhares de aplicativos profissionais e utilitários bacanas. Acesso rápido aos seus contatos, compromissos e listas de tarefas. Internet, e-mail, mensagens instantâneas, vídeo conferência e muito, muito mais.

3. Torne sua vida mais simples

Com um Smartphone você começa a usufruir da convergência digital. Elimine da sua vida dezenas de aparelhinhos, pilhas e carregadores.Tenha tudo num só aparelho. Os básicos, como Telefone, GPS, Ipod, Máquina Fotográfica, Filmadora etc, e outros opcionais como gravador digital, rádio, TV, Video game e muitos outros.

4. Aproveite melhor o seu tempo

Sabe aquela fila enorme no banco, o atraso na consulta do seu médico ou ainda o congestionamento monstro e inesperado? Muitas vezes este é um tempo precioso que você acaba jogando fora. Se estiver o seu Smartphone à mão, poderá aproveitar estes minutos (talvez horas) para adiantar algumas tarefas, como responder a um e-mail, fazer uma consulta na Internet, reorganizar sua agenda, ou postar uma mensagem no Twitter.

5. Divirta-se

Ninguém é de ferro certo? Então relaxe e divirta-se com seu Smartphone. Assista a vídeos no youtube, acesse a programação de cinema de onde estiver, encontre bons restaurantes, brinque com os milhares de jogos disponíveis ou simplesmente escute suas músicas preferidas. Tudo isso na hora e aonde quiser.

Então, fui convincente? Se ainda tiver dúvidas faça o download aqui do guia Organize-se com um Smartphone

Organize-se, você pode!

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Perder dinheiro
    Todos nós provavelmente já tivemos algum prejuízo financeiro por conta da nossa própria desorganização. Qualquer um que tenha problemas para organizar sua casa, seu escritório ou sua vida, de alguma forma terá custos com isso. Exemplos e histórias de pessoas que perderam dinheiro por conta de ter seus papéis bagunçados ou suas finanças desorganizadas estão por toda parte.
    Abaixo coloco 7 exemplos onde a desorganização pode custar caro:
  1. Multas por atraso porque você perdeu a conta ou perdeu o prazo de pagamento: Podemos considerar um custo de R$10 a R$20 de forma conservadora, a cada vez que uma conta deixa de ser paga. Isso sem mencionar os problemas que podem ser gerados no seu histórico de crédito ou ainda o tempo perdido para conseguir segunda via do boleto ou renegociar o pagamento.
  2. Perder cheque ou dinheiro: Dependendo da situação isso pode significar muito dinheiro…nossas parceiras organizadoras profissionais contam que costumam encontrar dinheiro (moedas então, aos montes) “guardado” em closets bagunçados ou “escondido” no meio de livros. Isso sem contar reembolsos não solicitados, correspondência e e-mails não abertos etc.
  3. Compras duplicadas: Algumas pessoas não se dão conta do que já possuem e após comprarem uma linda e incrível calça preta que estava num “preço ótimo” acabam por descobrir que já possuem mais 2 ou 3 iguais, guardadas em seu armário ou closet. Custo? Provavelmente dezenas ou centenas de reais, dependendo dos hábitos de consumo de cada um.
  4. Jantar fora e entrega de Pizza: Se você não se organiza e não planeja suas compras e suas refeições, provavelmente terá que comer fora ou pedir comida pronta, mais vezes do que gostaria. Isso irá te custar muitos reais extras por mês, e provavelmente alguns quilinhos a mais também (depois mais custo com remédios, médicos, regimes etc).
  5. Perder papéis e Documentos: Se você não possui um sistema adequado para organizar seu papéis e documentos poderá ter um custo bastante elevado a cada vez que perder um papel importante, um contrato, um recibo de pagamento, uma apólice de seguro etc. Estatísticas mostram que milhões são perdidos a cada ano pelas empresas, por conta da desorganização no gerenciamento de informações.
  6. Falta de organização nas finanças pessoais: Você sabe quanto gastou de cafezinho ou de estacionamento no mês passado? Despesas “invisíveis” como esta, quando não controladas, podem detonar seu orçamento. E quanto o banco te cobrou de taxas e tarifas, você sabe? Quando possuimos um sistema que nos ajuda a controlar e organizar nossas finanças pessoais, aprendemos muito sobre nossas contas e a como não jogar dinheiro fora.
  7. Quanto custa o tempo que você desperdiça: Se você é um empreendedor, um advogado um médico ou qualquer outro profissional é fácil saber quanto custa cada hora perdida. Em outras atividades pode não ser tão simples, mas uma coisa é certa: o tempo é um recurso que NUNCA poderá ser reposto, se você o perder, perde pra sempre! Confira na nossa calculadora OZ! Calc o custo do tempo perdido por conta da desorganização.
  8. O que você pode fazer para evitar estes custos desnecessários?
    Na minha opinião você deve focar seus esforços nos seguintes pontos:
    1. Organização dos seus papéis e documentos. Veja no site
    2. Organização dos seus arquivos no computador. Veja no Blog
    3. Gerenciamento do seu tempo e da sua agenda. Veja na loja
    4. Organização do seu espaço de trabalho. Veja no site
    5. Organização da sua casa. Veja no site
    Você tem um caso pra contar que aconteceu com você ,um conhecido ou na empresa em que trabalha? Compartilhe com a gente, deixe seu depoimento no Blog.
    Organize-se, você pode!

Publicado por: José Luiz | 30/04/2010

Você costuma fazer várias coisas ao mesmo tempo?

Ser uma pessoa multi-tarefa pode te custar caro!

Capture Esta semana no condomínio onde moro, uma mulher foi tentar colocar a chupeta na boca da sua filha que chorava, enquanto dirigia. 2 segundos de desatenção e de repente uma lombada surgiu na sua frente. Assustada, ela confundiu-se e apertou o pedal do acelerador ao invés do freio. Isso fez com que o carro saltasse, pegando o outro que estava à frente e causando o capotamento do veículo. Detalhe, o carro da frente era o do próprio marido (é sério!). Graças a Deus ninguém se machucou pois estavam em baixa velocidade.

Do outro lado do mundo, conclusão de uma pesquisa recente realizada no Reino Unido , mostrou-se que “falar ao telefone celular enquanto se dirige pode ser mais perigoso do que dirigir depois de beber”. Veja esse vídeo.

Se a combinação de duas tarefas simples como estas acima já apresenta este resultado, o que dizer então das situações do nosso dia a dia no trabalho, onde muitas vezes insistimos em executar (ou tentar pelo menos) várias atividades ao mesmo tempo. Você já se viu em situações como esta do vídeo abaixo?

A sabedoria oriental ensina que devemos fazer uma coisa de cada vez. Se for comer, coma apenas. Se for correr, apenas corra. Resumindo, evite sobrecarregar sua mente, concentre-se naquilo que está fazendo e terá mais eficiência, mais produtividade e menos stress.

Se considerássemos estas orientações quando estamos trabalhando, poderíamos obter muito mais eficiência.

A psicóloga e pesquisadora Yuhong Jiang, da Universidade Harvard e Minnesota, comparou imagens do cérebro de estudantes submetidos a múltiplas tarefas às de outros que reagiam a um único estímulo. O resultado foi desolador. “O cérebro humano é incapaz de processar duas coisas ao mesmo tempo. Além de não ter essa capacidade, ele forma uma “fila” de tarefas que atrapalha a execução geral, provocando erros e atrasos”, diz ela.

Estudo da Universidade de Stanford na Califórnia, mostra que a geração digital multitarefa pode ter um alto custo mental

Você pensa que pode falar ao telefone, enviar uma mensagem instantânea e ler seus e-mails tudo ao mesmo tempo? Os pesquisadores de Stanford dizem que mesmo apenas tentando, isso pode prejudicar o seu controle cognitivo.

Veja este vídeo que traduzimos e que mostra como o teste foi realizado.

O estudo mostrou que pessoas que são regularmente bombardeadas com grandes fluxos de informação eletrônica  prestam atenção, controlam a sua memória ou mudam de uma tarefa para outra, não tão bem como aqueles que preferem realizar uma tarefa de cada vez.

É um cenário bem familiar: enquanto você está escrevendo, trabalhando em algo importante, uma mensagem aparece. “Você recebeu um e-mail” ou “ocorreu um erro”. Você tem uma decisão a tomar: prestar atenção à esta nova questão ou continuar trabalhando nas suas tarefas mais importantes.
Se você é como a maioria das pessoas, segundo Shamsi Iqbal, candidata à PhD no Departamento de Ciências da Computação de Illinois, você irá parar de fazer o que estava fazendo e dará atenção à mensagem. E depois, checará outro e-mail, navegará um pouco pela internet, e irá começar a fazer outras coisas. Sendo assim, depois de gastar apenas alguns segundos para checar a mensagem que o interrompeu, podem levar 9 ou mais minutos para que você retorne à sua tarefa original.

Bem, acho que já deu pra perceber que “fazer várias coisas ao mesmo tempo” pode não ser uma coisa tão legal quanto você achava, certo? Mas então, o que fazer e como evitar situações multi-tarefas?

O jeito mais simples e rápido é melhorando a sua organização pessoal. Quanto mais controle você tiver sobre suas tarefas e a forma como utiliza o seu tempo, mais condição terá de conseguir concentrar-se numa tarefa de cada vez, ganhando mais tempo e obtendo resultados mais satisfatórios no trabalho e nas suas tarefas diárias.

Conheça nosso curso organize on-line e tenha acesso a inúmeras dicas e orientações para obter mais organização no trabalho.

Organize-se, você pode!

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Publicado por: José Luiz | 30/03/2010

7 Benefícios da Organização Pessoal

Você acha que organizar suas coisas é uma tarefa chata ou trabalhosa?

Tem gente que acha que não vale a pena gastar tempo organizando as coisas, ou até receia que organizar-se poderá modificar seu estilo de vida ou ainda comprometer sua criatividade. Outros ainda pensam que pessoas organizadas são muito tensas ou “caretas”. Pensar desta maneira é um erro. Quando investimos parte do nosso tempo para organizar o espaço de trabalho ou nossa vida financeira por exemplo, estamos na verdade assegurando melhores condições para conseguir cumprir nossas tarefas de forma mais eficaz e produtiva e aproveitar melhor a vida.
Veja abaixo o vídeo Vizinhos Organizados (produzido pela Ikea).

Veja abaixo os 7 principais benefícios da organização (existem dezenas de outros)

  1. Tenha boas surpresas e renove suas idéias – quando você começar a organizar as suas coisas, papéis, objetos e roupas, e que considerava perdidos para sempre, muitos destes objetos aparecerão como mágica, bem na sua frente. Muitas vezes também, quando começamos a remexer em nossas gavetas e arquivos, acabamos por re-encontrar projetos e idéias que haviam ficado esquecidos no tempo. Isso acaba nos estimulando a ter novas idéias.
  2. Relaxe e divirta-se – a forma mais fácil de transformar o momento da organização numa atividade divertida e descontraída é colocando uma roupa confortável e suas músicas preferidas pra tocar. Crie um clima onde você se sinta bem e mãos a obra. Aproveite e depois me conte como foi sua experiência ok?
  3. Abra espaço para o novo – jogue coisas fora! Quantas camisas você tem e não usa há mais de seis meses? Quantas revistas e papéis inúteis estão guardados há séculos? Abra espaço nos seus armários e gavetas para as coisas novas. Abra espaço para o novo na sua vida. Deixe a energia circular. Respire!
  4. Faça mais em menos tempo – quando você possui seu espaço de trabalho organizado e adquiri o hábito de planejar sua agenda e suas tarefas, a produtividade aumenta e você vai conseguir fazer muito mais coisas em menos tempo.
  5. Diminua seu stress – quantas vezes você chegou ao final do dia com a sensação de que não fez nada e com várias tarefas pendentes na sua agenda? Isso estressa e esgota suas energias. Planeje sua agenda com antecedência e deixe-a “respirar” mantendo espaços livres ao longo do dia e garantindo espaço de manobra para o melhor gerenciamento do seu tempo.
  6. Aumente suas chances de crescimento profissional – pessoas organizadas são mais bem avaliadas, impressionam melhor seus pares e seus chefes, e estão mais preparadas para alcançar melhores resultados no trabalho.
  7. Economize dinheiro – Mantendo um controle eficiente de suas receitas e seus gastos você consegue planejar melhor seu orçamento e fazer compras de forma mais consciente e eficiente.

Organize-se, você pode!

Publicado por: José Luiz | 25/02/2010

Organize sua mesa de trabalho

Quando foi a última vez que você viu sua mesa de trabalho e ficou orgulhoso dela? Faz tempo? Ah, isso nunca aconteceu?

Seja como for, tá chegando a hora de reencontrar sua mesa debaixo das montanhas de papel. Mas “Quanto tempo vai levar pra arrumar a bagunça?”, Bem, o tempo dispensado vai depender do tamanho de sua mesa, da quantidade de papéis e bugigangas em cima e dentro dela e de há quanto tempo você não vê sua superfície. Entretanto, possivelmente leve só um minuto ou dois para tirar tudo de cima dela, depois, de 1 a 2 horas  para jogar fora o que não é necessário e mais umas 3 horas para reorganizar o que sobrou.

Garanto que vale muito a pena investir este tempinho. Será como se “tirasse um bode da sala”, tudo vai ficar mais leve.

Vamos lá, se dê esta chance! Você vai se sentir mais feliz e produtivo!

Efetuar uma Limpeza geral de tempos em tempos é muito importante pois o gerenciamento de papéis e informações é parte essencial do dia-a-dia da maioria dos negócios e das atividades de qualquer pessoa. Isto vai fazer toda a diferença para a eficiência do trabalho.

Você pode se programar de várias formas. Aqui apresento duas opções:

1. Escolha um dia especial para esta tarefa (um sábado por exemplo) e marque em sua agenda. Pode ser um dia da semana mais calmo ou uma época em que suas demandas de trabalho estão mais tranquilas. Separe um tempo adequado em função do volume de coisas que possui (ou do tamanho da bagunça ) Faça isso agora! Agende Já!

2. Outra possibilidade, caso você não possa dispor de um dia inteiro, é separar 1 hora ou alguns minutos por dia para esta tarefa. Você pode agendar todo dia, por exemplo, das 7:30 às 8:30 (acorde um pouco mais cedo nesta semana. Vai valer a pena!)Faça isso agora! Agende Já!

Ah, prepare-se para boas surpresas pois você vai encontrar papéis,documentos e objetos há muito desaparecidos.

Planeje um dia separado para a limpeza de seus arquivos de computador. (esta limpeza deixará seu computador mais rápido, com mais espaço e mais organizado).

Existem 3 princípios básicos na organização

1. Consolidar – Definir o que serve e o que não serve, o que vai usar e o que não vai. Descartar, jogar fora.
2. Categorizar – Definir seu sistema de categorias e assuntos
3. Guardar – Definir um local para cada coisa

Como se preparar?

Providencie pastas de arquivo, visores e etiquetas e caixas de arquivo morto, se for o caso. Sacos ou caixas para lixo (acredite, você vai precisar disso).Avise sua secretária ou seus pares que você estará ocupado com isto neste dia. Se for o caso, incentive-os a fazer o mesmo.
Coloque uma música tranquila para relaxar quando começar a tarefa.

1.Consolidar

O que jogar fora – a arte de jogar o lixo no lixo – O que guardar

Pergunte-se a si mesmo as seguintes questões : Isso requer alguma ação minha ou de outra pessoa? – Isto já existe em outro lugar ou formato? – É recente o suficiente para ser útil? – Posso identificar uma utilidade específica para isso? – Será difícil consegui-lo novamente? – É um documento legal que exija que eu guarde? – O documento está desatualizado e pode me causar problemas desnecessários? – Mais alguém pode precisar desta informação?

Se  você respondeu não a estas 8 questões, descarte! Se mesmo tendo respondido não continua em dúvida, pergunte- se ainda: Qual a pior coisa que pode acontecer se eu jogar isto fora? Se der pra conviver com isso, descarte.

2.Categorizar

Esta é a parte mais importante de todas. Um sistema de categorias bem montado, vai possibilitar uma organização mais eficiente e mais duradoura. Um bom sistema de categorias é que vai permitir guardar uma informação ou documento rapidamente, e depois dar condições para que sejam encontrados rapidamente, quando necessário. Portanto, invista o tempo necessário nesta fase.

Quer saber o segredo para uma organização nota 10?

Utilize o mesmo sistema de categorias para seus arquivos em papel, seu Explorer (arquivos no computador) e arquivos de emails. Abaixo dois exemplos de um sistema de categorias simples:

Não quer pensar no assunto? Conheça o OZ! Arquivo Mágico

3.Guardar

Lembre-se: Cada coisa em seu lugar e um lugar para cada coisa.

Você pode até trabalhar em uma mesa cheia de papéis e objetos, se isso é importante para seu fluxo de trabalho, contanto que após terminar, tudo isso possa voltar para um local determinado.

Daí a importância de ter também um sistema de arquivos organizado. Seus papéis e seus arquivos de computador precisam ter um local certo para serem guardados e depois facilmente recuperados. Se não for assim, eles serão perdidos ou vão virar bagunça em algum lugar, provavelmente sua mesa.

É isso aí. Mãos a obra e boa sorte.

Organize-se, você pode!

Publicado por: José Luiz | 27/01/2010

Organize seus e-mails

Organize seus e-mails e limpe sua caixa de entrada.

A chave mestra para conseguir um gerenciamento de e-mail eficaz é um hábito simples, porém não adotado por muitas pessoas: manter a caixa de entrada vazia.

Um mínimo esforço mental é requerido quando adotamos o hábito de manter a caixa de entrada de e-mail vazia. O problema é que quando não temos um sistema de gerenciamento de e-mail minimamente organizado, temos a tendência, seja por segurança ou por não saber onde colocá-los,  de mantê-los na caixa de entrada até resolvermos o que fazer com eles. Isto não é uma prática saudável caso você deseje obter mais produtividade no seu dia a dia.

Quando você gerencia adequadamente a caixa de entrada  você evita ações altamente improdutivas como: olhar para o mesmo e-mail várias vezes sem nenhuma ação sobre ele, perder tempo procurando e-mails passados, deixar de responder e-mails importantes etc.

Como conseguir então deixar a caixa de entrada vazia?

Você processa o e-mail  da mesma forma que faz com qualquer tarefa . Você responde, deleta, arquiva , delega (ou encaminha) ou agenda uma ação. Vamos ver como fazer isso:

1. Delete Já!

Por favor aprenda onde esta a sua tecla <DEL> e use-a!! (<Ctrl> D também funciona rápido). Livre-se dos e-mails que não tem utilidade para você depois de lê-los. Se você tiver muitos e-mails (mais de 100), o jeito mais rápido de descartar tudo de uma vez é organizar os e-mails por ordem do remetente por exemplo. Você pode depois disso jogar fora um monte de coisas da mesma fonte de uma só vez. Isto fará com que estes e-mails sejam direcionados para a pasta excluídos e fiquem lá. Posteriormente você poderá deletá-los definitivamente.

Dica: Se o e-mail deve ser respondido, não o tire da caixa de entrada até que possa respondê-lo.

2. Faça já!

Se a resposta for levar menos de 3 minutos, responda na hora. Esta regra é mágica. Com poucas exceções, qualquer e-mail que possa ser respondido em menos de 3 minutos deve ser despachado da primeira vez que você o vê. Você deve obviamente excluir tudo o que puder; mas se você precisa responder e isso vai levar menos de 3 minutos, faça, pois vai demorar mais para você guardá-lo, abri-lo e lê-lo novamente de novo do que lidar com ele de uma vez.

3. Agende Já!

Os e-mails que vão demorar mais de 3 minutos para serem respondidos e não podem ser despachados imediatamente, devem ser tratados de duas formas:

1. Guarde em uma pasta chamada @Ação na lista de pastas do Navegador. O símbolo @ faz com que esta pasta fique em primeiro lugar na lista de pastas existentes.

2. Anote uma data e horário para executar aquela tarefa, em seu calendário. Depois coloque o e-mail numa pasta de referência (arquive)

Se você fizer o que está acima, você terá uma Caixa de Entrada de e-mails vazia, o que lhe trará muito mais tranquilidade e produtividade.

4. Delegue Já!

Se alguma outra pessoa precisa fazer algo a respeito de um e-mail, encaminhe-o a ela. Idealmente, isto deve ser feito imediatamente, a menos que vá demorar muito mais de 3 minutos para encaminhar. Se necessário, você pode acompanhar este encaminhamento enviando uma copia para você mesmo. Logo que receber o e-mail de volta em sua caixa de entrada, você pode colocá-lo em uma pasta @acompanhar, por exemplo.

5. Arquive Já!

Supere sua resistência em criar pastas de referência. O propósito desta pastas de referência é te dar um sistema simples de armazenamento para os e-mails que você precisa manter arquivados. Com a Caixa de Entrada selecionada, você pode criar pastas organizadas por tema, tópico, projeto, pessoa, ou qualquer coisa que faça mais sentido para você.

Veja um exemplo de uma lista de pastas de referência:

Lembre-se que você tem que revisar o conteúdo das pastas @Ação e @Acompanhar com tanta freqüência quanto os seus outros lembretes ou tarefas, para operar dentro da estrutura mais produtiva para uso do seu tempo.

Em resumo, se quiser manter uma boa organização no seu sistema de e-mails você precisa deletar um monte, fazer já os rápidos, agendar já os que necessitam de ação, delegar já e depois acompanhar os que dependem de terceiros e arquivar já na pasta correta os que precisa manter para consulta futura. Faça isso e verá como sua produtividade vai crescer.

Organize-se , você pode!


Publicado por: José Luiz | 22/12/2009

As 8 Principais Resoluções de Ano Novo

Milhões de pessoas espalhadas por todo o mundo procuram celebrar a entrada do novo ano desejando dar um adeus a seus maus hábitos e esperando que tudo melhore com a chegada de um novo tempo. Neste momento, é comum que as pessoas façam um balanço sobre o que realizaram , dando início à tradicional lista de resoluções do ano novo.

Tem-se notícia que as resoluções de ano novo tiveram início com os antigos Babilôneos (2000 A.C) em suas festividades anuais para a chegada da primavera e do outono. Passando pela Roma antiga até os tempos modernos, esta prática tem sido constante nesta época do ano, onde todos encontram esperanças em fazer mais e melhor para o ano que se aproxima.

Que bom. “Neste próximo ano tudo será diferente”, alguns pensam. O problema é que muitas pessoas apenas pensam, mas mesmo possuindo a melhor das intenções, não consegue alcançar suas metas, não consegue colocar em prática aquelas resoluções que definiu. Mas por que será que isso acontece, e pior, se repete a cada ano ?

Na verdade, as razões podem ser muitas e pode ter diversas origens, mas o que eu posso afirmar é que se você quiser aumentar suas chances de conseguir colocar em prática suas resoluções de ano novo, deve considerar dois pontos:

ATITUDE e ORGANIZAÇÃO

Apenas tomar a atitude já é um grande e fundamental passo, mas sem organização, sem planejamento, a coisa não vai rolar.

Abaixo descrevo as 8 resoluções de ano novo mais conhecidas, mais prometidas e também “mais não cumpridas”. Apresento ainda algumas sugestões para facilitar sua execução.

1.Fazer mais exercícios – Tá com saudades do espelho?

Dica: Veja nos links abaixo uma lista de academias. Escolha a sua, ligue, informe-se, agende uma aula teste. MEXA-SE!

http://preco2.buscape.com.br/servicos-de-academias.html

http://www.cdof.com.br/academia.htm

2.Perder peso – marcar para iniciar uma dieta às segundas feiras não tem funcionado não é mesmo?

Dica: Procure ajuda, encontre uma motivação que justifique o esforço. Veja estes links

http://minhavida.uol.com.br/HomeMinhaVida.vxlpub

http://cyberdiet.terra.com.br/cyberdiet/index.htm

Artigo – Organize-se e emagreça

E-book – Organize-se e emagreça

3.Fazer aquela viagem que tanto sonha – Se mexa ou vai acabar conhecendo Paris ou Veneza somente na próxima encarnação!

Dica: compre revistas, pesquise na internet. Comece a materializar este sonho. Faça um roteiro da viagem que gostaria de fazer, mas no papel, de forma organizada. Faça cotações em agências e tenha uma idéia de quanto irá gastar. Se não tiver dinheiro, defina o valor que pode economizar e o prazo necessário para obtê-lo. Abra uma poupança específica para esta finalidade. Marque na sua agenda datas e ações que vão ajudá-lo a cumprir sua meta. Reserve a data e marque suas férias na empresa onde trabalha.

Como organizar sua viagem

Submarino Viagens

E-book – Como organizar sua viagem

4.Parar de fumar – sem comentários

Dica: neste caso, tomar uma atitude é fundamental. Converse com pessoas que conseguiram parar e encontre uma história inspiradora. Se precisar de ajuda, digite “quero para de fumar” em qualquer buscador, como o google por exemplo, e encontrará dezenas de possibilidades.

5.Quitar todas minhas dívidas – não aumentá-las já é um ótimo começo

Dica:

DVD Dívidas nunca mais

5 passos para a saúde financeira

6.Aprender alguma coisa nova como falar francês, tocar saxofone, jogar tenis, fazer malabarismo com bolinhas etc –

Dica: Pesquise , leia mais sobre o assunto. Marque uma data em sua agenda para visitar uma escola, ligar para um curso ou executar as tarefas necessárias para levar adiante seu plano. Faça isso agora!

7. Abrir o próprio negócio

Ter boas idéias apenas não resolve. Tem que colocar em prática. Veja o site “botar pra fazer”. Começar um negócio entretanto, exige planejamento e alguns cuidados básicos.

Dica:Você pode conseguir orientação valiosa procurando o Sebrae na sua cidade ou acessando o site do Instituto Empreender Endeavor, onde vai encontrar uma videoteca e uma biblioteca de arquivos muito bacana.

8.Ser mais organizado – essa resolução é minha preferida e acredite, a mais importante.

Dicas: Clique nos links abaixo para conferir

1. OZ! Arquivo Mágico – nunca mais perca papéis e documentos importantes

2. e-book Organização Pessoal – um guia completo para organizar-se com sua agenda

3. Organizadores de armários – organize seus armários de uma vez por todas

4. Cursos de Organização – aprenda a organizar-se em casa e no trabalho. Confira nossos programas.

5. Visite a Loja OZ! e veja centenas de produtos, cursos e serviços que podem ajudar na sua organização

6. Adquira o costume de navegar pelo site www.organizesuavida.com.br e você vai encontrar dicas valiosas.

Como assegurar que você atinja os objetivos que determinou?

  • Defina poucas metas ou resoluções. Fica mais fácil manter o foco
  • Coloque tudo no papel. Muitos especialistas afirmam que o simples fato de escrever suas metas e resoluções reforça o compromisso. Mantenha anotações atualizadas em sua agenda ou organizador pessoal.
  • Coloque lembretes em sua agenda, distribuídos pelos próximos meses. Use alarmes se possível.
    Não possui agenda? Compre uma. Isso é fundamental. Veja aqui uma tabela para ajudá-lo a escolher.
  • Marque uma data. Resoluções sem data definida para acontecer, tem uma grande possibilidade de não se realizar. Defina sempre quando.
  • Escreva um “passo a passo”.Junto com a definição da sua resolução, escreva as tarefas necessárias ou como pretende fazer aquilo acontecer. Por exemplo, se sua meta for, Viajar para Itália no final do ano que vem. Você deve: 1. Ligar para uma agência de turismo e saber preços e condições,  2. Se não tem dinheiro, definir quanto economizar por mês e abrir uma aplicação específica para isso,  3. Conversar com pessoas que já viajaram, recolher dicas e idéias inspiradoras. 4. Programar suas férias no trabalho. E assim por diante.
  • Pense à frente.Não faça sua resolução no dia do ano novo apenas. Feito desta forma a resolução irá refletir apenas um momento particular. Tente separar um tempo calmo e tranquilo, com antecedência.
  • Seja realista. Defina metas e objetivos que possam ser cumpridos. Não adianta por exemplo, resolver que nunca mais irá comer aquela caixa de chocolate preferida, esta pode ser uma má escolha.
  • Seja Persistente. Especialistas afirmam que são necessários 21 dias para que uma nova atividade, como se exercitar por exemplo, se torne um hábito, e seis meses para que se torne parte de sua personalidade.
  • Continue tentando. Se sua resolução parece ter ido por água abaixo ainda no início de fevereiro, não se desespere. Veja o que não deu certo, o que precisa ser revisto e comece novamente. Na verdade, não há nenhuma razão para que você não possa fazer uma nova resolução de ano novo a qualquer época certo?

E você, qual a sua opinião sobre tudo isso?

Boa sorte e um feliz 2010 pra você!

Organize-se! Você pode!

José Luiz S.Cunha

OZ! Organize Sua Vida

Publicado por: José Luiz | 30/11/2009

10 Dicas para organizar seu final de ano

Com a chegada do final de ano, muitas tarefas acabam se acumulando por conta dos preparativos  para as festas, férias, compra de presentes e tantas outras atividades. Veja algumas dicas que preparei para ajudar na sua organização e planejamento neste final de ano.

1.Independente de suas preferências religiosas, sempre haverá algo a ser preparado para o final do ano, assim, invista alguns minutos para fazer uma lista de tarefas. Feita a lista, comece por agendar uma ou duas destas tarefas a cada dia, até completá-las.

2.Não esqueça de preparar sua lista de presentes.  Veja aqui algumas dicas para escolher o presente certo.

3.Se você vai receber algum visitante em sua casa durante as férias, confira se tem tudo que precisa (toalhas, roupa de cama etc) e aproveite para providenciar uma boa limpeza no quarto de hóspedes.

4.Faça sua lista de alimentos e outros produtos que serão necessários para o período de férias, e agende o dia em que irá fazer as compras. Solicite gratuitamente nosso checklist para compras aqui.

5.Veja se tem material suficiente e em boas condições para atender suas necessidades extras para as festas, como panelas, vasilhas, pratos e talheres. Se você será também responsável por cozinhar, organize-se para preparar alguns pratos (doces, congelados) com antecedência.

6.Defina se terá decorações especiais a fazer, bem como embalagens de presentes e procure se antecipar, fazendo um pouco a cada dia. Se for fazer compras on-line assegure-se que tenha tempo suficiente para recebê-las no prazo.

7.Se você ou sua família vão sair de férias, certifique-se de que todos tenham roupas adequadas e em condições de uso. ( frio, calor, neve, praia, campo)

8.Tenha seu calendário ou sua agenda, atualizados com suas datas importantes e suas tarefas. Isso vai lhe garantir mais tranqüilidade e a certeza de que nada será esquecido.

9.Caso vá ficar um período em casa nestas férias, separe alguns dias para fazer uma boa organização naquelas  áreas que mais precisam. Separe coisas que não usa mais para doação, jogue fora as revistas velhas, livre espaço, abra seus caminhos para 2010. Veja aqui algumas dicas para organizar seus papéis e documentos.

10.Providencie sua agenda para 2010. Escolha uma que realmente você goste e que atenda à suas necessidades. Comece o ano com o pé direito. Um bom organizador pessoal (agenda) é fundamental para qualquer pessoa que queira organizar-se de forma adequada. Veja aqui como escolher a melhor agenda  pra você.

iTempoOrganize-se, você pode!
José Luiz S.Cunha

Publicado por: José Luiz | 27/10/2009

Como ganhar 10 horas a mais na semana

iStock_000007370546SmallVocê gostaria de ganhar 10 horas a mais na sua semana de trabalho?

Veja abaixo algumas estatísticas apresentadas em reconhecidas publicações americanas como Office Systems, Forbes e Business and Society Review: (podemos considera-las válidas para o Brasil)

– O americano médio gastará um ano de sua vida procurando por objetos perdidos em mesas bagunçadas.

– 1 hora de planejamento pode economizar até 10 horas de trabalho

– uma pessoa que tem o costume de trabalhar em espaços desorganizados ou mesas bagunçadas, cheias de papel, perde em média 1 hora e meia por dia procurando por documentos e objetos ou ainda sendo distraído por eles. Isso pode chegar a 7 horas e meia por semana!

– Pode custar até US$120 em horas de trabalho para localizar um documento perdido e até US$250 para recria-lo

Eu poderia colocar mais algumas dezenas de estatísticas aqui para tentar convencer você da importância que organização pessoal significa, mas acho que todos já entenderam a questão.

Acesse aqui a calculadora do gasto de tempo, OZ! Calc , e calcule o custo do tempo perdido por você ou pelos funcionários na sua empresa.

Qualquer coisa que você puder fazer para melhorar sua organização fará diferença para a melhoria da sua produtividade, melhor gerenciamento do seu tempo e também para a proteção do seu bolso.

Hábitos básicos como utilizar a agenda de forma plena, usar um sistema de arquivos com classificação adequada, trabalhar num espaço organizado, ter o costume de planejar o trabalho e as tarefas ou ainda utilizar os recursos da tecnologia de forma eficiente, pode fazer toda a diferença do mundo, para fazer o seu tempo render mais.

As vezes escuto as pessoas dizendo ” preciso me organizar melhor, quando tiver um tempo vou fazer isso”.

Posso garantir uma coisa.Este tempo nunca vai aparecer nem sobrar na sua programação.Ele precisa ser criado por você e isso depende apenas de uma atitude sua.

Veja também estas dicas da Revista Windows Vista sobre 7 maneiras de ganhar 1 hora por dia

Organize-se! Você pode!

iTempoJosé Luiz S.Cunha

OZ! Organize Sua Vida

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